こんにちは。MANUAHIMANこと「とも(@manuahiman)」です。
メール１つで、その人が「仕事ができるか、できないか」がよ～く分かります。
メールの命ともいえる「件名」の作り方
メールを送るうえで件名は「命」ともいえる重要項目です。
- 何を？＝情報共有したいだけなのか、読んで判断してほしいのか、調べて欲しいのか、、
- いつまでに？＝今日中、今週中、〇日までに、時間のあるときに、、
少なくとも、この二つぐらいは件名の中で示すべきでしょう。
ヤバいぐらいセンスのないメールの代表格として「〆切が本文にしか書いてないメール」が挙げられます。
緊急度の高いメールの処理が終わって、やっと手を付けた普通のメール・・と思って開いてみたらもう〆切を過ぎていた！なんてこと、忙しい人なら経験も多いのでは？
今日明日中に回答しなきゃいけないメールなのに、件名に期日を書いていないそこのアナタ！その想像力、何とかした方が良いですよ。
「メールを送れば読んでもらえる」という大きな勘違い
なぜ、ここまで件名を大切にするかというと、（メールが主たる連絡手段になっている組織において）忙しい人＝仕事がよく集まる人 には大量のメールが届きます。
「仕事ができる人はレスが早い」とか言いますが、大量のメールに全て即レスすることは物理的に無理ですから、その実情は「優先順位の付け方が上手い」という事実に落ち着きます。
つまり「早く返すべきメールをすぐ返す」から、レスが早いね～と言われるわけです。
忙しい人にとって、何をお願いされているのか分からない、いつまでに必要なのか分からないメールは、問答無用で「後回し」です。
忙しい人から早く返信を貰うには、「早く返信が必要な重要メール」であることを0.1秒でも早く認識させる必要があります。
まさか、そんな工夫をしてもいないのに「メールの返信が遅い！」なんて、怒ったりしてませんよね？？
メールを送る最終目的は「相手を動かすこと」
ここまで色々と書きなぐってきましたが、究極をいえばメールに「作法」など存在しません。
人はなぜメールを送るのか？
それは、メールという手段を通じて相手に何かをしてほしいからです。
今日中に／メールを読んで／判断して／返事をしてほしい
そう思っているなら、今日1日のどこかで、相手を確実に「意図の通りに動かす」ことを考えなければなりません。メールはそのための手段でしかありません。
メールで要件の視認性を高めること、返答が無ければ電話等を併用すること、相手のスケジュールを確認すること・・・その目的を果たすために、メールというツールを「どう活用するか？」の結果として、世に「作法」などと言われるルール集が出来上がっているのです。
本質的に、仕事というのは
- 自分が何かをするか
- 誰かに何かをさせるか
この2つの組合せでしかありません。
メールで相手を動かすことができない人は、後者の遂行が送れるわけですから、「仕事ができる人」になることは非常に難しいです。
ちなみに・・
「そもそもメールを使ってる時点で仕事としてはビミョーだよね。DMかSlackでいいじゃん。」みたいな超ハイセンスなJOBレベルのことはぜんぜん想定できてませんので、そこのところは宜しくお願いします。笑
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